5 solutions pour améliorer le recouvrement des factures clients

Les incidents de paiement de créances arrivées à terme fait partie du quotidien des entreprises en Algérie, comme partout dans le monde.

À défaut d’élaboration d’une bonne stratégie de recouvrement de créances, le bon fonctionnement et le développement de votre entreprise, voire sa pérennité, sont menacés.

Un recouvrement judiciaire de vos créances, même en cas de non-contestation, est coûteux en temps et en argent. Des solutions de gestion de vos encours clients sont envisageables pour optimiser votre équilibre financier, comme le recours à une agence de recouvrement.

Nous avons sélectionné pour vous 5 recommandations en matière de recouvrement de créances.

La tenue d’un tableau des encours clients

L’encours clients est la somme des créances accordées à vos clients. Il est composé de 3 éléments : les factures échues, les factures non échues et les factures à émettre.

Une bonne gestion de vos encours clients vous permet d’anticiper les éventuels problèmes de trésorerie et de besoins en fonds de roulement (BFR). À cette fin, l’outil adéquat est le tableau de bord des encours.

Tenir un tableau de bord des encours renouvelé selon un timing prédéterminé vous permet de :

• classer vos créances en échues et non échues à un instant T ;
• anticiper les risques de dérapage sur les créances arrivées à échéance ;
• organiser les actions de relance ;
• qualifier les causes de blocage de paiement.

Un tableau de bord des encours clients est conçu sur-mesure. Il tient compte de l’organisation de votre structure, notamment au niveau commercial et comptable. Les indicateurs à inclure dans votre tableau peuvent être groupés en deux types :

1. Informations sur la créance : nom et code client, numéro et montant de la créance, type de la créance (paiement, avoir, facture), dates d’émission et d’échéance.
2. État de la créance : constat de non-paiement, statut de la relance, cause de la défaillance de paiement, prochaine action à entreprendre …

Le tableau de bord est un outil à la fois simple et efficace pour piloter vos actions de recouvrement. Vous pouvez l’établir à partir des logiciels bureautiques (Excel, Access) ou recourir à une solution automatisée.

L’automatisation du recouvrement de créances

Utiliser des PGI (Progiciel de Gestion Intégré), ou ERP en anglais (Entreprise Ressource Planning), et des CRM (Customer Relationship Management) est devenue une pratique courante. Il est tout à fait normal dans ce contexte d’automatisation des tâches administratives de doter le service Clients de son propre outil digitalisé vu que c’est ce service qui génère la majeure partie des rentrées d’argent.

L’utilisation d’un logiciel de relance clients offre plusieurs avantages :

• Vos commerciaux et gestionnaires de compte auront plus de temps à consacrer à des tâches plus stratégiques.
• Vos données sont plus fiables, ce qui éviterait des malentendus avec votre clientèle.
• Vos actions de relance sont traçables.
• Vos DMP (Délai Moyen de Paiement) ou DSO (Days Sales Outstanding) en anglais seront plus réduits grâce à la relance déclenchée automatiquement.

La relance clients, mesure efficace pour recouvrir vos créances

Relancer vos clients établis en Algérie au bon moment et avec la bonne méthode est une opportunité pour renforcer les contacts, et pour éviter un retard de paiement dû à un oubli ou à une quelconque négligence.

Votre processus de relance doit passer par l’étape préventive (envoi d’un récapitulatif des sommes à payer et leur échéance), suivie par une action relance en cas de non-paiement et se concluant par un message de remerciement en cas de paiement.

La personnalisation des relances augmente leur efficacité. Selon le profil et l’historique du client, vous déciderez de l’intensité de la pression à mettre. Une relance peut se faire par téléphone et/ou par mail, lettre de relance ou encore par une visite chez le client défaillant.

Le déplacement chez le client en retard de paiement

Visiter votre client défaillant peut débloquer une situation de non-paiement : le contact direct facilite les échanges. Chaque partie aura la possibilité de développer mieux ses motivations. Souvent, ces échanges, hors formalisme des e-mails et des courriers de relance, permettent de trouver une solution convenable pour les deux parties. À titre d’exemple, la solution trouvée peut consister en un report d’échéance ou un paiement fragmenté.

Externalisez le recouvrement de vos créances

Externaliser le recouvrement de vos créances est une décision importante. Certes, les bénéfices escomptés sont nombreux, mais vous devez choisir avec la plus grande attention votre agence de recouvrement car vous allez lui confier le bien le plus précieux de votre entreprise :Votre poste clients.

Le professionnalisme de votre cabinet de recouvrement vous permettra de récupérer une bonne partie de votre encours clients en un temps réduit. Ils savent mettre la pression sur vos clients sans dégrader définitivement la relation. Vos équipes pourront se consacrer à leur cœur de métier et votre trésorerie sera soulagée.

D’autres solutions externes plus coûteuses sont à votre disposition, comme l’affacturage ou l’assurance-crédit.

Les retards et autres impayés ne sont pas une fatalité que vous devez subir. En confiant le recouvrement de vos créances à un l’ agence de recouvrement Algeria Collection Services EURL, vous optez pour un professionnel du marché algérien qui a une vision transversale et globale de sa mission de recouvrement : aspect financier, commercial/relationnel et juridique.

Nous établirons ensemble la stratégie de recouvrement personnalisée la mieux adaptée à votre structure. Nous mettrons à votre disposition notre expertise afin que vous pilotiez votre business avec clairvoyance et sérénité.